Базы данных в Excel

Базы данных в Excel


Понятие о базах данных


Программа Excel часто применяется для обработки больших объемов информации, которые представлены в виде упорядоченных списков данных. Примером подобной информации может служить таблица, показанная выше. Такой список также называют базой данных и применяют к нему следующие термины и правила.

? Верхняя строка списка называется заголовками столбцов и определяет общую структуру списка.

? Все остальные строки списка называются записями. Каждая запись (строка) должна относиться к одному объекту списка. В примере, показанном на рис. 6.65, каждая запись содержит информацию об одном товаре.

? Столбец списка называется полем; в каждом столбце должны находиться данные определенного типа в соответствии с заголовком поля.

? Все записи должны иметь одинаковое количество полей, некоторые поля можно оставить незаполненными.


Пример списка данных


При создании базы данных в Excel следует соблюдать приведенные выше правила и не оставлять полностью пустых строк или столбцов. Можно использовать только одну или несколько верхних строк для создания заголовка списка.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для эффективной работы с базами данных существуют специализированные программы, например Microsoft Access, которая входит в пакет Microsoft Office 2007. База данных в Access обычно состоит из нескольких взаимосвязанных таблиц.


Сортировка списков данных


Нередко возникает необходимость отсортировать данные в списке, то есть упорядочить записи по значению определенного поля. В Excel 2007 для сортировки данных имеются команды на двух вкладках ленты:

? в группе Редактирование вкладки Главная есть кнопка Сортировка и фильтр, после нажатия которой появляется меню с командами для сортировки и фильтрации;

? на вкладке Данные имеется группа Сортировка и фильтр, кнопки которой соответствуют упомянутым выше командам меню кнопки Сортировкаи фильтр.


Меню кнопки Сортировка и фильтр вкладки Главная (слева) и группа команд Сортировка и фильтр на вкладке Данные (справа)


В Excel существует два способа сортировки: быстрая и настраиваемая. Быстрая сортировка выполняется следующим образом.



  1. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце, где нужно выполнить сортировку.

  2. Цcopy;елкните на кнопке Сортировка и фильтр и выполните одну из команд Сортировка от A до Я и Сортировка от Я до A. Можно также использовать кнопки в группе команд Сортировка и фильтр.

  3. После выполнения команды Excel автоматически определит диапазон сортировки и упорядочит строки по выбранному столбцу. Если список имеет правильную структуру, то в диапазон сортировки будут включены все имеющиеся записи.


Иногда возникает необходимость отсортировать не весь список, а отдельную группу строк. В таком случае сначала выделяется нужный диапазон, после чего выполняется команда сортировки.

При выделении для сортировки отдельных столбцов может появиться диалоговое окно со следующим выбором:

? расширить диапазон для сортировки;

? сортировать только в пределах выделения;

? отменить сортировку и попытаться правильно выделить диапазон.

ВНИМАНИЕ

При сортировке отдельных столбцов данных существует опасность исказить информацию в списке, перемешав значения столбцов. Для правильной сортировки списка в диапазон нужно включать все имеющиеся столбцы.

СОВЕТ

Если сортировка была выполнена не так, как нужно, выполните команду Отменить длявозврата таблицы к исходному состоянию, после чего попробуйте выполнить сортировку другим способом.

Команды быстрой сортировки позволяют сортировать данные только по одному полю. Для упорядочивания данных по нескольким полям следует воспользоваться настраиваемой сортировкой. Для этого выполните следующие действия.



  1. Сделайте активной любую ячейку в списке или выделите для сортировки весь список.

  2. Выполните следующую команду: Сортировка и фильтр ? Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка в группе Сортировка и фильтр.

  3. В появившемся окне укажите, по какому столбцу следует выполнить сортировку, и укажите ее порядок. Если Excel автоматически не определил заголовки столбцов, установите флажок Мои данные содержат заголовки.

Полезные статьи

Комментарии и пинги к записи запрещены.

Комментарии закрыты.

data-title= src=