Формы и отчеты

Формы и отчеты


Создание простых форм


Использование форм для просмотра и редактирования данных. Теперь рассмотрим способы создания форм. Простые формы в Access можно создавать одним щелчком кнопки мыши, а более сложные – с помощью маркера или конструктора.

Для создания простой формы для просмотра или редактирования данных выполните следующие действия.



  1. В области переходов выберите таблицу или запрос, на основе которого нужно создать форму.

  2. На вкладке Создание щелкните на кнопке Форма в группе Формы – будет создана новая форма.

  3. После создания форма отображается в виде макета, который позволяет внести изменения в ее внешний вид. Если внешний вид формы устраивает, сохраните ее с помощью кнопки Сохранить на панели быстрого доступа.


По умолчанию в форму включаются все поля таблицы и подписи к ним; если таблица участвует в связи с другой, то в форму автоматически может быть добавлена подчиненная таблица. Если подчиненная форма не нужна, ее можно удалить в режиме макета.


Форма с подчиненной таблицей для таблицы Клиенты


С помощью кнопок в группе Формы можно быстро создавать и другие типы форм. Например, кнопка Разделенная форма позволяет быстро создать форму, в которой данные отображаются одновременно в двух представлениях – в режиме фор мы и режиме таблицы, а кнопка Несколько элементов создает табличную форму. Кнопки Пустая форма и Конструктор форм служат для создания формы вручную в режиме макета и конструктора соответственно, а с помощью команды Формы? Мастер форм можно построить форму в диалоговом режиме.


Разделенная (сверху) и табличная (снизу) формы для таблицы Клиенты


Дизайн форм


Если форма, созданная автоматически, не отвечает требованиям, ее можно доработать вручную в режиме макета. После создания новая форма автоматически отобразится в режиме макета. Для переключения в режим макета ранее созданной формы используется кнопка Режим.


Форма в режиме макета


Автоматически созданные формы состоят из заголовка и области данных. В области данных обычно используются следующие элементы.

? Поле. Предназначено для отображения и редактирования значения определенного поля из базы данных;

? Надпись. Прямоугольник с текстом, который чаще всего используется для отображения названий полей. Надписи также могут служить для отображения текста, не связанного с содержимым базы данных.

? Подчиненная таблица. Позволяет отобразить данные из подчиненной таблицы, связанные с выбранной записью в форме.

Поле и соответствующая ему надпись являются связанными и перемещаются совместно. Для упорядочивания всех связанных пар поле-надпись в формах используются макеты управления содержимым – специальные направляющие в форме таблицы. Макет обеспечивает одинаковые размеры и выравнивание всех элементов. При необходимости можно изменить тип макета и его свойства, выбрав вкладку Упорядочить, а на ней – Макет элемента управления. Если вы хотите расставлять элементы по своему усмотрению, следует удалить макет с помощью команды Макет элемента управления ? Удалить вкладки Упорядочить.

С элементами формы можно выполнять следующие действия.

? Перемещение. Выделите объект щелчком кнопки мыши, затем перетащите его в нужное место, удерживая нажатой кнопку мыши. Если объект входит в состав макета, его можно перемещать только в пределах этого макета.

? Изменение размеров. Цcopy;елкните кнопкой мыши на объекте и перетащите одну из границ объекта. Если объект входит в состав макета, то автоматически будут изменены связанные размеры других элементов макета.

? Форматирование. Для форматирования выделенного объекта выберите вкладку Работа с макетами форм, а затем Формат. С помощью кнопок этой вкладки можно изменять параметры шрифтов, форматы чисел, границы, заливку и другие свойства.

Для быстрого форматирования всей формы можно применить один из встроенных стилей формы, выбрав его из списка в группе Автоформат вкладки Формат.

? Добавление и удаление объектов. Для добавления нового поля нажмите кнопку Добавить поля в группе Элементы управления вкладки Формат и перетащите нужное поле из Списка полей на форму. Удалить объект можно, щелкнув на нем кнопкой мыши и нажав клавишу Delete.


Построение отчетов


Формы предназначены в основном для просмотра и редактирования записей, а отчеты используются для просмотра и печати различной информации из базы данных. Построение отчетов напоминает разработку форм: простой отчет можно построить автоматически или с помощью Мастера, а для его доработки можно использовать режим макета.

Быстро построить отчет по выбранному запросу или таблице можно, выполнив команду Отчеты ? Отчет на вкладке Создание, но такой отчет, скорее всего, потребует доработки. Более основательно подойти к созданию отчетов позволяет специальный Мастер отчетов, последовательность работы с которым следующая.



  1. Для запуска Мастера отчетов выполните команду Отчеты ? Мастер отчетов вкладки Создание.

  2. Первое окно Мастера отчетов почти не отличается от аналогичного окна Мастера запросов, где нужно выбирать поля из одной или нескольких связанных таблиц, которые будут использоваться в отчете. Отчеты можно строить на основе таблиц или запросов.

  3. В следующем окне Мастера отчетов можно выбрать поля для группировки данных – записи будут отсортированы по уровням группировки, а значения полей, по которым выполняется группировка, будут выделены в отчете особым форматированием.




Мастер отчетов: выбор уровней группировки


4. Следующий этап построения отчета – выбор порядка сортировки записей. Сортировка сначала выполняется по полям, заданным в качестве уровней группировки, и только потом – по полям, выбранным для сортировки.


Мастер отчетов: настройка способа сортировки


5. В отчетах можно рассчитывать итоговые значения числовых полей как для всего отчета, так и для выбранных уровней группировки. Для этого нажмите кнопку Итоги и установите флажки для итогов, которые нужно вычислить. При выборе итогов по умолчанию сначала выводятся подробные данные, а под ними – итоговые значения. В отчете можно оставить только итоги, установив переключатель Показать в положение только итоги.

6. Следующее окно Мастера – выбор макета, который определяет, как будут расположены данные на странице. Перечень доступных вариантов макета будет зависеть от использования в отчете уровней группировки.

7. Далее будет предложено выбрать один из доступных стилей оформления, по сле чего вы перейдете к последнему окну Мастера, где нужно ввести имя отчета и нажать кнопку Готово для его просмотра.

В режиме предварительного просмотра отчета на ленте присутствует только вкладка Предварительный просмотр, с помощью которой можно выполнить различные действия с отчетом: напечатать, изменить масштаб просмотра, настроить параметры страницы, а также передать отчет в Word или другие форматы.

Полезные статьи

Комментарии и пинги к записи запрещены.

Комментарии закрыты.

data-title= src=